年間4回で取り組む
生産性向上研修の第2回は、
「業務の状況を見える化する」
がテーマです。
第1回では、
介護現場で繰り返されている
小さな困りごとを一つ選びました。
しかし、
「物品を探すことが多い」
「申し送りに時間がかかる」
「記録の負担が大きい」
という言葉だけでは、
実際の状況を正確に把握できません。
職員によって、
「多い」「長い」「負担が大きい」と感じる
基準も異なります。
第2回では、
選んだ困りごとについて、
いつ、どこで、何回起きているのか、
どのくらい時間がかかっているのかを
具体的に確認します。
今回の研修も、
一般的な架空事例を使用し、
約15分で実施できる構成です。
年間4回の研修内容や
生産性向上推進体制加算（Ⅱ）の概要は、
まとめ記事で紹介しています。
この研修資料でできること
第2回の研修資料では、
現場の困りごとを確認するための
方法を考えます。
- 約15分で実施できる
- 入所・居住系の介護施設で活用できる
- 一般的な架空事例を使って話し合える
- 感覚的な困りごとを具体的に整理できる
- 確認する項目を決められる
- 担当者と確認期間を決められる
- 確認した結果を記録に残せる
PowerPoint・PDF・Word・Excel入り／無料・登録不要
ダウンロードできる資料
| 資料 | 主な用途 |
|---|---|
| PowerPoint | 画面に表示して研修を進める |
| 閲覧・共有・印刷に使用する | |
| Word | 進行ガイド・配布資料として使用する |
| Excel | 確認結果・委員会記録の管理に使用する |
PowerPoint・Word・Excelは、
施設名や実施日、確認項目などを
自施設に合わせて変更できます。
第2回研修の目的
今回の研修では、
第1回で選んだ困りごとを
具体的な情報として整理します。
職員の感覚だけで判断せず、
回数や時間、発生する場面などを
確認することが目的です。
この研修で学ぶこと
- 業務を見える化する目的
- 確認する項目の決め方
- 回数や時間を記録する方法
- 利用者さんへの影響を確認する視点
- 無理なく記録を続けるための工夫
研修後にできるようになってほしいこと
研修後には、
次のことができる状態を目指します。
- 確認する課題を一つに絞れる
- 必要な確認項目を決められる
- 記録方法を決められる
- 担当者と確認期間を決められる
- 次回の委員会で報告する内容を整理できる
現場で起こり得る事例
「探すことが多い」を記録してみたけれど
第1回の話し合いで、
食事用エプロンや計量スプーンなどの
物品を探すことが多いという意見が出ました。
職員は、
物品が見つからなかったときに
記録を残すことにしました。
1週間後、
記録を確認すると、
「エプロンがなかった」
「いつもの場所にない」
「探すことが多い」
など、書き方が職員によって
異なっていました。
何も記録されていない日もあります。
記録を見ただけでは、
いつ起きたのか、
何分くらい探したのか、
どの物品が見つからなかったのかが
分かりませんでした。
職員からは、
「忙しい時間帯には書けなかった」
「どこまで記録すればよいか分からなかった」
「見つからなかったときだけでよいのか迷った」
という意見が出ました。
記録は集まりましたが、
改善方法を考えるための情報としては
十分ではありませんでした。
※この事例は、特定の施設や個人の実体験ではありません。介護現場で起こり得る状況をもとに作成した架空事例です。
考えてみましょう
事例を読んだあと、
次の質問について考えてみましょう。
- 集まった記録では、何が分からないのでしょうか
- どのような内容を記録するとよいでしょうか
- 職員が記録を続けにくかった理由は何でしょうか
- 記録の負担を少なくするには、どのような方法がありますか
- 自分の施設なら、誰が、いつ記録しますか
個人で行う場合は、
1～2分を目安に考えます。
グループで行う場合は、
3～4分を目安に意見を出し合います。
記録項目を増やしすぎず、
改善を考えるために必要な情報へ
絞ることが大切です。
事例の解説
問題が起きた背景
今回の事例では、
「記録を残す」という方針だけを決め、
記録する内容や方法を
具体的に決めていませんでした。
次のような背景が考えられます。
- 記録する項目が決まっていない
- 職員によって書き方が異なる
- 記録する時間が決まっていない
- 担当者が決まっていない
- 確認期間が決まっていない
- 記録の目的が共有されていない
- 記入する項目が分かりにくい
記録を集めること自体が
目的にならないように注意します。
見落としやすいポイント
記録項目を増やしすぎない
詳しく確認しようとして
記録項目を増やしすぎると、
職員の負担が大きくなり、
記録を続けにくくなります。
改善を考えるために
本当に必要な項目へ絞ります。
「記録がない＝発生していない」とは限らない
忙しくて記録できなかった可能性もあります。
記録がない日についても、
本当に発生しなかったのか、
記入できなかったのかを
確認する必要があります。
利用者さんへの影響も確認する
探した時間だけでなく、
その間に利用者さんを
待たせていなかったかも確認します。
職員の作業時間とあわせて、
利用者さんの安全や
ケアの質への影響を記録します。
比較できる形にする
自由記載だけでは、
職員によって表現が変わります。
日付、時間帯、回数など、
同じ基準で記録できる項目を決めると、
結果を比較しやすくなります。
確認しておきたい項目
物品を探す場面を確認する場合は、
次のような項目が考えられます。
- 発生した日
- 発生した時間帯
- 探した物品
- 探した場所
- 探すのにかかった時間
- 関わった職員の人数
- 利用者さんへの影響
- そのとき気づいたこと
すべてを記録する必要はありません。
自施設で確認したい内容に合わせて、
必要な項目を選びます。
記録方法を簡単にする
忙しい業務の中でも
記録を続けられるようにします。
例えば、次のような方法があります。
- 選択式やチェック式にする
- 時間帯を選ぶだけにする
- 記録場所を一つに決める
- 担当者を決める
- 記録する期間を限定する
- 業務終了時にまとめて確認する
記録のために
新しい負担が増えすぎないことも大切です。
Excel版記録入力・自動集計表 サンプルをダウンロードする
明日から実践するチェックリスト
研修後は、
次の項目を確認してください。
- 確認する課題を一つに絞った
- 記録する目的を職員へ伝えた
- 必要な確認項目を決めた
- 記録方法を決めた
- 記録する場所を決めた
- 担当者を決めた
- 確認する期間を決めた
- 利用者さんへの影響も確認できるようにした
- 次回の報告日を決めた
最初から完璧な記録方法を
作る必要はありません。
実際に試しながら、
記録しにくい部分を修正していきます。
研修の振り返り
研修の最後に、
次の内容を振り返ります。
今日気づいたこと
業務を見える化するうえで
気づいたことを記入します。
自分が見直したいこと
普段の記録方法や
情報共有について見直したいことを
記入します。
チームで取り組みたいこと
職員同士で確認したいことや、
共通の方法を決めたいことを記入します。
次回までに確認すること
次回の委員会までに、
誰が、いつまでに、
何を、どのように記録するのかを
具体的に決めます。
研修担当者向けの進め方
所要時間
約15分
用意するもの
- PowerPointまたはPDF
- 参加者用の振り返り用紙
- 筆記用具
- 確認結果を記録するExcel
- 第1回で選んだ困りごとの記録
進行例
| 時間 | 内容 |
|---|---|
| 0～2分 | 第1回で選んだ課題を確認する |
| 2～4分 | 架空事例を読み上げる |
| 4～8分 | 個人またはグループで考える |
| 8～11分 | 事例の解説を行う |
| 11～13分 | 記録方法と担当者を決める |
| 13～15分 | 確認期間と次回報告日を決める |
すべての文章を
読み上げる必要はありません。
PowerPointに沿って進め、
参加者の意見を記録してください。
話し合いのポイント
感覚を否定しない
「忙しい」「時間がかかる」という
職員の感覚も大切な気づきです。
その意見を否定せず、
具体的な状況を確認するための
出発点として扱います。
記録する項目を絞る
確認したい内容を増やしすぎると、
記録が続かなくなる可能性があります。
今回確認する項目を
必要なものだけに絞ります。
特定の職員を評価する記録にしない
今回の記録は、
職員個人の能力を評価するためではありません。
業務の流れや環境を確認し、
改善につなげることが目的です。
確認期間を決める
「しばらく記録する」ではなく、
1週間、2週間など、
確認する期間を具体的に決めます。
第2回研修資料のダウンロード
第2回の研修で使用できる資料を
まとめています。
- PowerPoint
- 閲覧・印刷用PDF
- 進行ガイド・配布資料
- 確認結果・委員会記録用Excel
PowerPoint・PDF・Word・Excel入り／無料・登録不要
本資料は、介護施設の内部研修や委員会で活用するためのひな型です。施設名、役割名、確認項目などは、自施設の状況に合わせて変更してください。本資料を使用しただけで、生産性向上推進体制加算（Ⅱ）を算定できるものではありません。
前回と次回の研修
第1回では、
現場の小さな困りごとを一つ選びました。
第3回では、
今回確認した結果をもとに、
現場で実行できる
小さな改善策を考えて試します。
参考資料
算定要件や必要な届出については、
施設の所在地を管轄する自治体・指定権者の
最新案内も確認してください。
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